ERP en la nube

¿Qué es un ERP?

Aunque muchas empresas en México ya cuentan con un sistema ERP, te comento que esta es la herramienta que te permite facturar, cobrar, recibir mercancía de tus proveedores, pagarles, planear y ejecutar tu producción asegurando que cada transacción quede correctamente registrada y contabilizada automáticamente desde una sola fuente de captura, por ejemplo al recibir una mercancía y darle entrada a tu almacén se contabiliza automáticamente la cuenta por pagar al proveedor.

¿Cómo funciona la integración de datos con un ERP?

En los años ochentas, cada área de las empresas procesaban y obtenían sus propios datos con silos de información particular y al llegar al fin de mes, cada una de ellas tenían “su versión” de cuánto se había vendido producido o cobrado, lo que por supuesto dificultaba la administración de losnegocios. Y para no entrar en detalles de conceptos, sólo te diré que los ERPayudaban desde ese entonces, a tener el mismo dato para todas las áreas de laempresa, factor indispensable para la integración operativa y unaadministración efectiva.

¿Qué es un ERP extendido?

Cuando las empresas encontraron que la fortaleza en los mercados ya dejaba de ser una labor individual sino en conjunto de las llamadas cadenas de suministro y que empezaban desde aquellos años a solicitar compartir información muy básica que hoy en día se ha convertido en un intercambio dinámico de información entre las partes. Así pues nació el término del ERP extendido.

¿Cómo elegir mi ERP?

Existen infinidad de ofertas de sistemas ERP, unos muy económicos otros nos, unos especializados en industrias otros no, unos que invierten mucho en mantenerlos actualizados y otros no tanto.

Si vas a adquirir por primera vez o estás en proceso de renovación del que ya tienes, te recomiendo primero tener muy claros los beneficios que esperas para tu negocio con el ERP y no perderte en tanto detalle de su funcionalidad sino concentrarte en aspectos “macro”:

1 ¿Necesitas un ERP especializado en tu industria? Aunque existe funcionalidad general aplicable a cualquier negocio, existen algunos que requieren funcionalidad muy específica como el manejo de “releases” en la industria automotriz, la traceabilidad en industrias de alimentos, bebidas y farmacéuticas o de contar con funcionalidad que te permita la administración de tu(s) punto(s) de venta.

2 ¿Tiene tu proveedor un equipo de consultores implementadores que te ayude a “echarlo a andar y capacitar a tu personal y que te proporcionen soporte post-implementación?

3 ¿Es un ERP al que puedes incorporar cambios fácilmente conforme aparecen cambios en tu mercado?  Este es un punto muy importante, pues hay ERPs más flexibles que otros.

4 ¿Operan en la nube? Ahora te platico de los beneficios de esta alternativa.

5. Para hacer tu selección es muy recomendable evaluar referencias de otras empresas usuarias en tu industria y de tamaño y cultura similares.  Todos los ERP sirven para algo, pero no todos sirven para todo.  

ERP en la nube

Considero que la más importante es que delegas buena parte del“trabajo sucio” de administración y seguridad de tu sistema en un tercero, lo que te permite dedicarte a tu negocio: “zapatero a tus zapatos”, pero aquí te comparto algunas más:

1.  No necesitas hacer un desembolso inicial importante pues no adquieres tu ERP, sino rentas el servicio para el uso de la aplicación. En una de esas los beneficios que pudieras obtener acorto plazo pueden incluso mitigar el pago de las primeras rentas.

2.  Necesitas una infraestructura mínima de equipo (hardware) y de personal de TI.

3.  Predicción de costos estable de acuerdo con tu contrato de prestación de servicios.

4.  Protección de datos al mantenerlos fuera de tus instalaciones lo que reduce riesgos en caso de siniestros. Por cierto, a raíz de la pandemia éste ha venido. convirtiéndose en un requisito que han impuesto algunas cadenas de suministro a las empresas colaboradoras dela misma.

5.  Mucho mayor conectividad con otras aplicaciones que se encuentran disponibles en la nube y facilitar la comunicación con clientes y proveedores (ya te comenté que hoy la comunicación es basta y dinámica dependiendo de la cadena).

6.  Por lo anterior el migrar a la nube es un primer paso en la transformación digital de tu empresa.

7.  Acceso a modelos de economía de escala de las que puedes sacar provecho en términos de capacidad de procesamiento y seguridad.

Es muy importante evaluar la capacidad, seguridad y niveles de servicio que te ofrezca tu proveedor de ERP, como parte del proceso de evaluación y selección de proveedor.

¿Necesito un ERP?

Con la diversidad de ofertas que existen hoy en el mercado mexicano, puedes encontrar una que se acomode a tus necesidades y capacidades.  Cualquier negocio incluyendo a las pequeñas empresas que busquen una operación más efectiva a través de la automatización, pueden encontrar una opción viable.

Te dejo el link de una charla en la que tocamos recientemente este tema con un experto en la materia y recuerda:

“Las especies que sobreviven no son las más fuertes sino las que son capaces de adaptarse al cambio” (C Darwin)

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